評価やスコアなどの「値」を「見せるデータ」ように視覚化したいと思ったことはありませんか。
納得のデータで資料を作成しても、見やすくなく単調な資料だとそのプレゼン効果は半減します。
今回は、サクッと簡単に「見せるデータ」を作成する方法をいくつか紹介したいと思います。
目次
見せるデータ スタイルの適用
まず、手っ取り早く表データを見栄え良くするには「ホーム」タブにある「スタイル」を適用すると良いでしょう。
これは、セルに対して決まった書式を設定してくれるというもの。使用方法は、設定したいセル範囲をドラッグして選択するだけでOKです。
もちろん自身でカスタマイズして作成することも可能です。
見せるデータ スパークラインを使ってセル内にグラフ作成
次に、セル内にグラフを作成する「スパークライン」という機能です。
作成できるグラフの種類は「折れ線」「縦棒」「勝敗」の3種類になります。
例えば、今回はサンプルデータに「5教科の傾向」という行を追加して「スパークライン」を作成したいと思います。
まず、「挿入」タブにある「スパークライン」から作成できるグラフを選択します。（今回は縦棒を使用）
次に、データ範囲を選択ですが5教科の範囲を指定します。あとはドラッグして連続データの作成をすれば完成です。
作成した「スパークライン」は挿入箇所にカーソルをあわせると後から編集が可能です。
見せるデータ 条件付き書式を使う
次に、よく使うExcelの機能「条件付き書式」です。重要な値を強調して視覚的に目立たせることができます。
それでは今回は、科目点「49点以下」に対してアイコン表示したいと思います。
まず、セル範囲（B11:F16）を選択。「ホーム」タブにある「条件付き書式」を選択します。そして、項目にある「新しいルール」を選択します。
種類を「セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定」で設定します。
以上で「OK」を選択します。最後にもう一度「OK」を選択して完了です。
関数でスコアの視覚化
評価やスコア作成などの「値」を視覚化したい時に活用できる関数がいくつか存在します。
その中から今回は、5段階評価を「VLOOKUP 関数」で作成、視覚化を「REPT 関数」で表示するというものおこないたいと思います。
VLOOKUP関数で5段階評価
まず、準備として評価基準を適当に作成してみました。
VLOOKUP 関数を使用して、どの「評価」に該当するのか検索するというもの。なお検査方法は「近い数値を含める（TRUE）」となります。
最後に、作成したVLOOKUP関数を連続データの作成すれば完了です。
REPT 関数で視覚化
そして、「REPT 関数」になります。これは、「任意の文字列を繰り返し表示する」というものです。この関数で「5段階評価」を視覚化します。
まず、使用方法ですが次のようになります。
先ほど作成した「5段階評価」を文字列の繰り返しに利用することで「視覚化」することができます。
評価の最大値を明確にする
さらに、ちょっと工夫して5段階評価であること明確にします。
先ほどの関数を次のように修正します。
そして、連続データの作成をおこない完了です。すると5段階評価で白塗りの星で最大値まで表示されているはずです。
この関数の考え方は
- 表示したい黒塗りの星を表示させる
- 最大５段階から表示させたい黒塗りの星の数を引く
- 引いた数を白塗りの星として表示させる
ということをおこなっています。少しややこしいのは関数と関数「&」で接続している箇所がある点です。「&」を付けることで複数のテキスト項目を結合できます。
そして最終的に、体裁を整えたのが以下ようになります。
まとめ
見せるデータということでいくつか紹介しました。
簡単でサクッと使えそうなものを厳選したのでぜひ覚えて使ってみてください。
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